Online Dossier webportaal met verificatie-mogelijkheid en automatische notificaties

Achtergrond bedrijf

IGN Vastgoed is een organisatie die zich heeft toegelegd op het aan- en verkopen van strategisch gelegen gronden binnen Nederland. Ze streven transparantie na door alle facetten die komen kijken bij het aankopen van speculatiegrond inclusief het aankoopproces, zo inzichtelijk en begrijpelijk mogelijk te maken voor hun klanten.

Gevraagd

IGN Vastgoed zocht een handig en overzichtelijk webportaal, waarin alle klant- en projectdossiers centraal worden beheerd. Documenten moeten makkelijk kunnen worden klaargezet voor de klant om te lezen en/of in te vullen. En de klant moet de benodigde documenten ook makkelijk kunnen uploaden. Verder moet er met bepaalde intervallen een reminder worden gestuurd wanneer er nog documenten ontbreken. Wanneer een dossier helemaal compleet is, moet de betreffende notaris een melding krijgen, dat de overdracht in gang gezet kan worden. Tot nu toe werd er gemaild met de klant en was het lastig om overzicht te houden op de volledigheid van het dossier. Het is niet alleen bewerkelijk, maar ook foutgevoelig. De webapplicatie moet uiteraard veilig zijn en er moeten verschillende gebruikersrollen toe te kennen zijn, elk met eigen rechten.

Daarnaast moet het mogelijk zijn om per klant meerdere dossiers te koppelen. Maar ook om een overzicht te krijgen van projecten per regio. Tot slot wil IGN Vastgoed zelf mapnamen kunnen aanpassen voor toekomstige projecten. Op deze manier wordt alle benodigde documentatie gebundeld in één overzichtelijk persoonlijk dossier.

Oplossing

Dit alles is nu mogelijk met behulp van Online Dossier (ontwikkeld door Pazion). Er kan per document worden aangegeven door wie dit document moet worden geüpload en voor wie de documenten zichtbaar mogen zijn. De beheerder kan documenten klaarzetten en deze met de betreffende klant delen door ze voor de klant zichtbaar te maken. Maar er kunnen ook documenten zijn, die alleen voor IGN Vastgoed en niet voor de klant zijn te zien. In het overzicht is in één oogopslag duidelijk welke onderdelen al volledig zijn of hoeveel documenten er per onderdeel nog ontbreken. De voortgang van de map is te zien door middel van een grafische weergave hoeveel procentueel gereed is, en een complete (geverifieerde) map krijgt een groen vinkje. Bij het uploaden van documenten is er bovendien standaard een veld voor notities. Daarin kan door de beheerder of de klant een korte beschrijving van het soort bestand worden toegevoegd. Daarnaast kunnen de documenten natuurlijk ook worden gedownload.

Bij elk door de klant geüploade document heeft de beheerder de mogelijkheid om dit document goed te keuren (status geverifieerd en ok) of indien dit niet correct is ingevuld of aangeleverd, af te keuren. In dat geval ontvangt de klant automatisch hierover een notificatie. Ook worden er automatische reminders verstuurd wanneer er nog documenten ontbreken.

De beheerder krijgt dagelijks een overzicht welke documenten zijn geüpload en wanneer het dossier volledig en goedgekeurd is, krijgt de betreffende notaris bericht dat de overdracht in gang gezet kan worden. Tot slot krijgt de klant voor de overdrachtsdatum nog een automatische reminder met betrekking tot het tijdig voldoen van de restantbetaling.

Niet meer steeds met informatie of vragen mailen en door alle aangeleverde informatie te bladeren om te checken of alles compleet is en of nu ook alle juiste informatie wordt gebruikt voor het vervolg. Online Dossier is een eenvoudig, overzichtelijk en betrouwbaar systeem dat het hele proces van aanleveren en verifiëren van documenten inclusief notificaties op één plek en geautomatiseerde regelt. Makkelijker kan bijna niet.