Achtergrond bedrijf
Scheiden Doe Je Samen is een bedrijf voor mediation bij scheidingen. De kerntaak is ontzorging op financieel, juridisch en fiscaal gebied. Maar ook de emotionele gevolgen van een scheiding is natuurlijk een belangrijke focus. Het team heeft alle relevante kennis in huis: van praktische hulp met de belasting, tot begeleiding door een kindercoach.
Gevraagd
Er moet een klantportaal komen voor het delen en inzien van dossiers en bijbehorende documenten. Bij een scheiding komen immers veel documenten kijken. Omdat Scheiden Doe Je Samen ontzorging biedt op onder meer financieel vlak, moeten klanten de mogelijkheid hebben om relevante bestanden zelf te uploaden.In de huidige situatie mailen de klanten hun documenten direct naar de mediator, maar dat wordt al snel onoverzichtelijk. Deze gang van zaken kostte te veel tijd en moeite. Daarom moeten documenten in de nieuwe situatie direct in een overzichtelijk persoonlijk dossier gebundeld worden.
Dat dossier moet door zowel de klanten gemakkelijk ingezien kunnen worden, zonder dat ze toegang krijgen tot de backend van de medewerkers. Ook moet er een mogelijkheid zijn om de documenten te downloaden.
Er moet ook een koppeling komen met het CRM PerfectView, om wederzijdse synchronisatie mogelijk te maken tussen het klantportaal en het CRM. Het eerste wordt gebruikt door de klanten; het tweede op de medewerkers van Scheiden Doe Je Samen. Zonder de koppeling met PerfectView kunnen de relevante gegevens niet in het portaal getoond worden.
Het portaal moet bovendien mobielvriendelijk zijn, zowel qua inzage- als uploadmogelijkheden. Er moet een beveiligde inlog komen. Belangrijk is dat er vanuit de klantzijde natuurlijk twee verschillende inlogs zijn, met twee verschillende e-mailadressen.
Oplossing
We hebben het gevraagde klantportaal ontwikkeld, uiteraard inclusief koppeling met PerfectView CRM. Het uploaden, downloaden en beheren van bestanden is hierdoor heel gemakkelijk en overzichtelijk worden, voor zowel klant als medewerker. (Nieuwe versies van) de documenten worden regelmatig gesynchroniseerd met PerfectView.De documenten zijn bovendien standaard voorzien van een veld voor notities. Daarin kan de klant een korte beschrijving van het soort bestand toegevoegd worden, of een eventuele andere toevoeging voor Scheiden Doe Je Samen. Vanuit het CRM kan een status toegekend worden aan de dossiers: open of gesloten.
De beheerder ontvangt elke dag een melding of en welke nieuwe documenten zijn geüpload. Deze rapportage bevat géén documenten, maar wel de gemaakte notities en een overzicht van wie welk document heeft geüpload. De procedures rondom de documenten worden zo veel gebruiksvriendelijker, voor zowel klant als medewerker.
